domingo, 20 de marzo de 2016

El problema de no conocer el problema

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Es común encontrar personas que para cada Solución tienen un Problema, también es común encontrar personas que prefieren hacer complejo lo simple y no simple lo complejo.Estos comportamientos se generan normalmente  gracias a la incapacidad de generar soluciones en momentos de crisis.

Es mejor un “peró” a cada propuesta de mejora, que invertir el tiempo necesario hasta llegar a la fuente real del problema.Muchas veces encontramos que las “soluciones a los problemas” aparecen Inclusive sin saber de lo que se está hablando, convirtiéndose dicha “solución” en el oxígeno necesario para agrandar al problema inicial.

Este tipo de situaciones generan un desgaste muy alto a lo ancho y largo de la organización, desgaste a nivel de personas y procesos, finalmente el impacto de lo que No hacemos bien, No solucionamos bien, No entendemos bien, lo percibe el cliente al final de la cadena y la organización ve afectada su rentabilidad, su eficiencia,  su posibilidad de hacer las cosas una sola vez y bien hechas.

Es mucho más fácil terminar una situación, una discusión, un análisis,  diciendo NO SE PUEDE que construir una solución amparados en el conocimiento, en la experiencia, en la investigación. Sobre todo en la posibilidad de hacer posible lo que para muchos tal vez no lo es. Recordemos que la esencia radica en “Hacer que las cosas Pasen”,  NO en“hacer que las cosas Paren”.

Gran parte del problema de las organizaciones radica en que No conocen el problema al que se enfrentan en realidad todos los días. En ese momento es cuando la frase “Están buscando el ahogado rio arriba” empieza a cobrar vital importancia. Pero esa búsqueda sin un norte específico no es más que el desesperado deseo de apagar el incendio causado por algo que no conocemos, que hace mucho ruido y necesitamos silenciar de una forma u otra.

Lo que parece hemos olvidado es que los problemas tienen una fuente, una raíz, una razón, y eso es lo que se tiene que atacar en el momento donde se genera una situación que no es parte de un proceso, sea cual sea el área de la organización. Lean Power Management siempre en sus procesos de formación industrial muestra como los problemas siempre se deben evaluar partiendo de las siguientes preguntas:

1. Qué está pasando?
2. Por qué está pasando?
3. Cuál es la Restricción que genera el problema?
4. Donde se genera la Restriccióno problema? *
5. Como se mueve, se elimina o se minimiza la restricción.
6. Cuáles son los controles que permitan monitorear la correcta funcionabilidad de solución?
7. Quien o quienes monitorean el resultado?
8. Generación de información para medir el impacto de la solución.

Cuando detectamos la respuesta a la pregunta número 4 (Donde se genera la Restricción o problema)ya hemos tocado el núcleo, el corazón del problema, en ese momento las soluciones se deben plantear de cara a ese hallazgo, a la evidencia real, NO a lo que me imagino, lo que creo, lo que pienso, lo que tal vez puede ser, si hacemos y vemos que pasa…..¡

Los principales errores en las soluciones a los problemas que no conocemos su fuente o no conocemos en donde se genera la restricción son:

1. La inversión del tiempo para detener un problema en curso y no para eliminarlo de raíz. Muchas veces invertimos múltiples horas en soluciones que solo duran 1 minuto, esto finalmente se convierte en un gasto de tiempo y no en una inversión de tiempo.
2. “Adivinar” es lo que más daño hace, cuando tratas de adivinar la fuente del problema y sobre eso que “Adivinas” generas una “solución” tal vez la medicina termina siendo peor que la enfermedad.
3. Las personas que intervienen en la generación de la solución poco o nada tienen que ver en la generación del problema, esto es producto de no tener claridad en cuál es la fuente del problema. Esto genera incertidumbre y angustia en las personas que participan en este tipo de intervenciones.
4. No apoyarse en personas con la experiencia necesaria para identificar un problema desde la fuente. Pensar con el deseo no es más que la cuota inicial para muchos dolores de cabeza futuros.
Cuando conocemos la raíz de un problema tenemos la capacidad de actuar bajo la contundencia que este problema amerita. Cuando actuamos sin saber la fuente del problema, tenemos 2 problemas, el primero, desconocer que es lo que nos está causando la problemática, el segundo, no atacar desde la raíz el problema, estos dos problemas juntos generan una serie de problemas ocultos en personas y procesos que finalmente explotan en nuevos y peores problemas. Tomemos el tiempo de investigar por qué se generan las restricciones o problemas y actuemos de cara a estos hallazgos. Con toda seguridad el tiempo, el esfuerzo, la frustración serán muchos menores y los resultados los veremos en el corto plazo con mayor motivación para encarar nuevas restricciones.
Por
Cristian Murillo Villegas, Creador de La Filosofía Lean Power Management, “La revolución de los Procesos y las Personas”. Medellín  - Colombia

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Sarah Lee Méndez

Directora / Jefe de Prensa / Editora Contenido / Fotógrafa / Twitters: @AnastasiaLeeEdi @revistawhatsup / Instagram @sarahleefotografia

Con más de una década de experiencia en relaciones públicas, manejo de redes sociales, CM, diseño de Blogs, fotógrafa para eventos.

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