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Estudio de facturación electrónica en Colombia

LAS EMPRESAS COLOMBIANAS OBLIGADAS A FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE DEBEN APRENDER DE LOS ERRORES AJENOS

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Puntos claves

·         La DIAN ha seleccionado al primer grupo de empresas obligadas a usar la factura electrónica, que deberá adaptarse en los próximos meses al nuevo modelo de facturación.
·         El primer gran error en la adaptación es considerar la factura electrónica como una mera obligación legal o implementación tecnológica y no como una ventaja competitiva para las empresas colombianas.

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La DIAN ha dado inicio a su ruta para lograr que, el 1 de enero de 2019, todos los contribuyentes responsables de declarar y pagar IVA, Impuesto al Consumo, facturen electrónicamente. El primer paso para ello ha sido la publicación de la Resolución 000072, por la que la DIAN selecciona a los primeros contribuyentes obligados a adaptarse al nuevo modelo de factura electrónica, establecido por el Decreto 2242 de 2015. En este caso la obligación incluye a todos los contribuyentes que, hasta el 29 de diciembre de 2017 y durante los cinco años anteriores, hayan solicitado rangos de factura electrónica según el modelo establecido por el Decreto 1929 de 2007.

De esta manera, y durante los próximos meses, las empresas colombianas tendrán que adaptar su facturación al nuevo formato electrónico. Pero, la factura electrónica no es una mera obligación tributaria, sino que trae consigo beneficios reales para las empresas, como la optimización y automatización de los procesos, el ahorro en costes, una mayor visibilidad del estado de las facturas e incluso la facilidad de acceso a nuevos canales de financiación. “Por ello, –indica Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM – desde SERES queremos que, desde el primer día, las empresas colombianas sean conscientes de los múltiples beneficios que ofrece la facturación electrónica, evitando repetir muchos errores comunes que han cometido las empresas de otros países al enfrentarse a la obligatoriedad de uso”.

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El primero de estos grandes errores es considerar la factura electrónica como una obligación legal o una implantación tecnológica y no como una ventaja competitiva. Los directores financieros de las empresas colombianas tendrán la capacidad de conocer en tiempo real la situación de sus cuentas a cobrar y pagar, algo esencial para la viabilidad de su compañía.

“Un error muy común es pensar que todas las soluciones del mercado te permiten ser más competitivo. Nuestro servicio –señala el director de Marketing de SERES- busca revolucionar la forma en la que trabajan los departamentos de finanzas, aportando visibilidad del estado de las facturas emitidas que, inevitablemente, permite tener una previsión más fiable de los ingresos a corto plazo y, por lo tanto, una gestión más óptima de la tesorería”, señala Alberto Redondo.

El segundo gran error es trabajar con proveedores y partners poco fiables. Con el antiguo modelo de facturación electrónica del Decreto 1929, en el mercado de proveedores de servicios de facturación existía un monopolio. El modelo actual y la inmediatez de obligatoriedad del uso de la factura electrónica irá acompañada del surgimiento de cientos de empresas proveedoras y de propuestas económicas, que generarán confusión en el mercado. Por eso es importante acudir a proveedores experimentados que aporten una solución fiable y con experiencia constatada con proyectos de factura electrónica por todo el mundo. “La factura electrónica –indica Alberto Redondo- es un modelo que se está imponiendo a pasos agigantados de forma global. Tecnológicamente es bastante estable, la clave está en el término medio entre inseguro envío por email de facturas y la tecnología futurista que está surgiendo y que todavía no está probada, como el blockchain. En SERES hemos evolucionado nuestro servicio acorde con la realidad de mercado y su potencialidad. La tecnología no debe generar problemas a la empresa al intercambiar sus facturas con clientes y proveedores”.

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Equivocarse sale caro
Como en otras actividades reguladas, el incumplimiento de la norma o los errores en su tramitación pueden tener consecuencias muy graves para las empresas. “Hay que entender –señala Redondo- que la empresa confiará el 100% de su facturación al proveedor tecnológico de factura electrónica que se elija y, en el caso de que no funcione bien, la empresa no podrá facturar”.

Según Redondo, la experiencia de SERES en diferentes países de la región demuestra que las empresas prefieren contar con el apoyo y la ayuda de un proveedor tecnológico de factura electrónica especializado. “En el caso de Perú, país en el que la obligatoriedad de facturación electrónica lleva ya funcionando unos años, aproximadamente el 88% de las empresas usuarias de la factura electrónica utiliza los servicios de un proveedor tecnológico especializado. En Ecuador la tendencia es parecida y, más del 70% de las empresas disponen de un servicio de factura electrónica proporcionado por un proveedor tecnológico externo. De igual manera ha ocurrido en Argentina, México, Chile, Brasil, etc.”.

SERES lleva más de 30 años impulsando el intercambio electrónico de documentos y la factura electrónica en el mundo. En Latinoamérica comenzó su andadura en 2009, y en 2010 empezó a trabajar activamente para impulsar el proyecto para la masificación de la factura electrónica en Colombia. Contar con un servicio de factura electrónica de un Proveedor Tecnológico Autorizado (PST) como el de SERES, que permita la interacción eficiente entre empresas no sólo nacionales sino de cualquier parte del mundo, ofreciendo conectividad, transporte, trazabilidad, visibilidad, integración y seguridad, y que actúe, además, como tercero de confianza, es la mejor opción para afrontar la obligatoriedad de facturación electrónica.

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ACERCA DE SERES
SERES es líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años. Cuenta con presencia en Latinoamérica desde hace 10 años y es un socio tecnológico para ayudar en la transformación digital priorizando en optimizar, automatizar y asegurar el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

Como filial de Docapost (Grupo La Poste) y Bull, SERES es un jugador importante en el mercado mundial de soluciones de gestión electrónica de documentos. SERES es un grupo internacional presente en Francia, España, Alemania, Portugal, México, Colombia, Ecuador, Argentina y Perú y, a través de sus socios, en Canadá, EEUU, Reino Unido, Bélgica, Suiza, Italia, etc.

Sus soluciones permiten la optimización de procesos de negocio y la automatización de los intercambios electrónicos de documentos en el que actúa como tercero de confianza. Entre sus servicios destacan, SERES e-FACTURA®,  plataforma global de factura electrónica, SERESNET, servicios de intercambios EDI de uso imprescindible en sectores como el retail, automoción, sanidad, etc. y, VERIPOST, servicio de correspondencia electrónica certificada.

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